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智能建筑Intelligent building
無紙化會議系統

無紙化會議系統解決方案



一、 產品背景
企業現場會議問題

通過調研和客戶訪談,企業會議存在如下需求和開展過程中的痛處:
1) 開會的準備周期長、效率低,要經過打印、裝訂、分發、簽到、收集投影資料等過程,效率有待提高。
2) 會議成本高,打印或復印大量會議資料,耗費大量的紙張,還存在裝訂出差錯的可能;
3) 含有經營數據、戰略規劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發,會導致泄密。
4) 現場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時,看不清的阻礙;
5) 移動辦公的需求,想要輕便、簡單而又高效;
6) 會前閱讀會議材料,需要標記或者筆記資料內容和自己觀點,但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。

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            使用自動化會議系統的好處

針對企業會議的問題和痛處,通過使用自動化會議系統,我們可以解決如下問題:

1) 提高辦公效率。將會議過程中的各環節無紙化、無線化,將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程,將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺,這樣管理者可以在更短時間內完成多于以往的任務。

2) 降低辦公成本,包括打印、復印、裝訂、會議配套設備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產生的費用;

3) 解決會議投影內容看不清,姿勢累的問題;

4) 滿足移動辦公需求,帶平板、筆記本、手機即可參會,輕便、簡單、高效;

5) 不需要每個會議室都配備投影儀,系統通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果,沒有投影儀也可聚焦重點;
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使用前后的對比

使用自動化會議系統場景一:

使用前開一些領導決策的相關會議,綜合部或者會議服務者要為各個與會領導打印相關資料,以便會上查看材料和發言。這一項準備工作,非常耗費時間,也難免出錯,同時耗費大量耗材成本。尤其是當有大量文檔的時候,此問題更嚴重。作為參會者,可能自己帶筆記本電腦入會,也可能直接使用打印的資料。

使用后:會議資料無需再打印,只需把會議資料上傳到服務端就已經準備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端的平板,相當于一個“個人會議終端”,可通過無線網絡訪問到已經準備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。

使用自動化會議系統場景二

使用前會議參會者眾多,后排總有人看不清投影內容。

使用通過“個人會議終端”,可方便瀏覽已上傳的會議材料,選擇同屏,可跟隨主講人當前屏幕內容。
使用自動化會議系統場景

使用前領導需要發言,翻打印的資料指住某一頁并且進行發言,所有參會者跟隨一起翻打印的資料。或者在電腦上打開該資料,然后連接投影設備,進行發言,當有多人需要發言時,需要切換設備等過程操作。
 
使用主講人可在參會者之間切換,切換后可把已經準備好的會議資料打開,所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

應用價值
   該會議系統是一套會議的輔助工具,通過多種終端設備的屏幕同屏,及會議相關的輔助功能,解決企業無紙化會議的需求,解決參會者就近共同查看會議資料的難題,及會議過程中的障礙,達到降低企業會議成本、加強企業的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。

  本系統主要由“會議服務端”和“個人會議終端”組成。
“會議服務端”主要包含會議控制服務、會議資料解析轉換服務、會議資料存儲服務等。
“個人會議終端”是運行在筆記本或移動終端上的應用軟件,包括PC瀏覽器上WEB版本、基于移動設備的安卓客戶端應用、IOS客戶端應用,“個人會議終端”由個人使用,通過WIFI、3G、4G網絡登入會議系統。

本產品與其它同類產品的競爭優勢

產品支持多終端同時參會

本產品支持用蘋果的iPad、安卓平板、安卓大屏手機、筆記本電腦、PC機等設備共同參會。采用PC和筆記本參會,將為企業最大化利用現有投資。

產品支持多議題會議模式

本產品根據客戶需求的反饋,為滿足集團型企業、政企單位等現場會議需求,開發了同一會議多子議題的功能,滿足不同議題主講人員分別指定、分權限控制能查看的會議資料的需求。

產品支持多種會議資料類型

產品支持的會議資料類型有:DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全與穩定性

操作系統更優異:會議系統運行Liunx操作系統平臺上,比一般廠家windows平臺的補丁不斷、黑客攻擊、木馬侵入等更安全和穩定。

應用服務更安全:提供帳號的認證、離線即刪除資料等功能,保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全。現有一些廠家是直接下載的SD卡中,能被第三方應用使用,或者被復制。

系統角色及權限描述

1).主持人

1、 主持人可通過“會議應用服務器”創建“會議”。

2、 可賦予與會人員主講權限。

3、 可控制會議進程,切換各個會議議題。

4、 與會過程可發起“投票”會議功能。

5、 會議結束后,可查看保存的會議資料。

2).主講人

1、 可上傳會議資料;

2、可簽到會議;

3、 可操作同屏會議資料,并進行重點標注;

4、 可全屏顯示同屏的資料;

5、 可隱藏標注和取消一步標注;

6、 可參與投票;

7、 可在會中載入和書寫筆記。

3).參會者

8、 會中,手機、PAD、PC可同屏接收到被共享的文檔內容;

9、 可退出同屏,自己瀏覽會議資料;

10、 可申請成為主講人;

11、 參與投票;

12、 可在會中載入和書寫筆記。

4).來賓

13、 可登錄系統,看到屬于該來賓的當前會議。

14、只具有觀看權限,不能申請主講等。

、業務流程及系統功能

核心業務流程

創建會議流程

系統支持所有注冊用戶創建會議,董事會會議、總經理辦公會議一般由對應的辦公廳或綜合部秘書創建。該會議類型是私秘性會議,即只有被邀請的人員才能參加。具體流程見下。

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主講人參會流程

主講人是當前議題的主講人,每議題的主講人可分別在創建會議時指定。主講人進入會議并開始演講的流程如下。

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                                                                                                                                             會議管理端功能
登錄系統

輸入系統的登錄信息(用戶名和密碼、驗證碼),通過用戶身份認證后,可登錄本系統并進入會議管理控制臺。 

會議管理

系統支持任一認證用戶新建會議,并可創建“會議議程”及議程匹配的會議資料和參與議題討論的人員。認證用戶可查看在線會議列表、瀏覽會議資料、查看會議詳細信息。主持人或管理員可管理會議資料。遇到會議有變更,可變更會議信息。

用戶管理

會議管理員可根據自身組織情況,新建、刪除、編輯企業內會議系統的用戶。并根據員工情況可管理使用系統的狀態:正常使用、鎖定不能登錄、阻止使用。
用戶組管理

系統管理員及會議管理員可創建用戶組,即把經常參加會議的人員歸集到一個組中,在創建會議并選擇用戶組后,組成員都將成為議題內參會人員。


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